9 Consejos para una Exitosa Gestión de Proyectos

Uno de los problemas más habituales en las empresas es la gestión de proyectos efectiva.

¿Tienes problemas con esto?

Calma, voy a ayudarte con eso. En 30 minutos nada más tendrás un conocimiento increíble y acceso a herramientas realmente efectivas para llevar de forma exitosa la gestión de proyectos de tu empresa.

Proyectos concluidos y metas 100% alcanzadas ¿Suena bien? Sigue leyendo.

1- Comunicación entre el equipo ¿Sabías esto?

Antes de implementar la comunicación activa en tu empresa, todos tus funcionarios necesitan estar alineados con la cultura y la filosofía de tu empresa, tienen que saber los valores principales de la empresa, la creencia y por supuesto, cuál es el objetivo de la empresa.

La buena comunicación entre el equipo de trabajo es fundamental para mantener el equipo enfocado en el objetivo de la empresa y para que todos tengan conocimiento de lo que se está haciendo.

Para tener una buena comunicación no es solo hablar, debes pensar en lo que quieres transmitir con el mensaje, para que nadie se sienta ofendido y no crear intrigas en tu empresa. Una buena comunicación es aquella en la que se escucha y se participa activa y proactivamente.

2- Entregar pequeñas partes del proyecto cada cierto tiempo

¿Sabes por qué es bueno entregar pequeños resultados?

Imagina la siguiente situación: Cerraste un negocio para tu empresa, el proyecto consiste en la entrega final de aquí en 1 año, piensa un rato, trabajarás un año, para entregar el proyecto finalizado y tu cliente no está de acuerdo con lo que entregaste, tendrás que rehacer todo el trabajo.

¿Doloroso cierto?

Por eso es indispensable tener algunas entregas menores para presentar lo que ya hiciste, de esta manera sabrás inmediatamente si hay algún cambio o no.

Y además déjame contarte un secreto: Tu cliente estará contento pues verá que en cada paso te interesa su opinión y que estás trabajando en su proyecto. Así que, crea un cronograma con pequeñas entregas.

3- Analizar posibles riegos que puedan surgir dentro del proyecto

Este es uno de los primeros puntos a ver cuando estas por iniciar un nuevo proyecto. Identificar posibles causas que puedan atrasar tus fechas de entregas y también que puedan afectar el resultado que tu cliente quiere obtener.

Mantener contacto con tu cliente para que confirme que lo producido está de acuerdo con lo que el busca.

Este punto debe recibir atención especial, debes tener en tu empresa una persona encargada de estar en contacto con tu cliente (customer success), de esta manera siempre habrá comunicación plena para coordinar mejor las correcciones o un cambio de planes.

Define un tiempo para conversar con tu cliente, el merece tu atención y esto también facilitará el trabajo del equipo de producción.

4- Administrar el tiempo del proyecto (el tiempo es valioso)

“Tiempo es igual a dinero” ¿ya escuchaste este dicho? De fijo es así.

¿Por qué? Porque si sabes administrar tu tiempo lograrás hacer tu trabajo de manera eficaz en un menor tiempo, y ¿qué significa esto?

Tus costos disminuirán y tu lucro al final de proyecto será mayor. Entonces podemos decir con confianza: Tiempo es igual a dinero.

5- Busca la mayor cantidad de información que sea posible

Es importante tener conocimiento sobre el área de comercio de tu cliente, buscar informaciones a través de clientes de tu cliente, de potenciales clientes y también de no clientes. Esto es importante para saber el enfoque al cual tendrás que ir, será como una dirección a seguir.

También es bueno que busques información acerca de tu cliente, tenga todas las informaciones de la empresa, sobre sus productos, el objetivo de la empresa con la contratación de tu servicio, cualquier información que puede agregar valor al servicio que estarás produciendo.

6- Ten definido cuál es el objetivo de tu proyecto ¿qué es lo que quiere tu cliente?

Este es un punto que merece atención especial. Tu empresa y tu equipo de producción tienen que saber exactamente lo que tu cliente quiere, para que de esta forma puedan trabajar todos sabiendo cuál es el objetivo de determinado servicio. Comunica el objetivo de una forma formal, para que, de esta forma, todos trabajen con un objetivo común.

7- Ten un buen ambiente de trabajo

Un buen ambiente de trabajo permite que tus colaboradores maximicen su trabajo¿Sabes la importancia de tener un buen líder?

Tener un buen líder, es tener una persona que pueda regir el equipo de producción, darles la dirección correcta a seguir, administrar de manera a maximizar su eficiencia y también evitar que el equipo tenga problemas internos.

¿Eres un buen líder?

Un buen líder identifica problemas internos y busca la manera más simple y rápida de solucionarlos para que esto no afecte a todo el equipo, mejorando el ambiente de trabajo y consecuentemente el desempeño de tu equipo

8- No te desesperes si tu proyecto no está cumpliendo con los objetivos

Identifica el problema y busca una solución eficaz para alcanzar el objetivo.

¿Qué hacer en este caso?

Simple… Si estás teniendo problemas y no estas logrando cumplir con lo que prometiste para tu cliente, no te desesperes. Haz una reunión con tu equipo para identificar cuál es el problema por el cual el proyecto no está avanzando. 

Luego de identificar el problema, piensa junto con tu equipo en la mejor forma de superar el problema. Luego de superado el problema piensa un poco a largo plazo si puedes volver a tener este problema. Si puedes tener el mismo problema, busca un camino para que no vuelva a suceder.

9- Haz uso de software para gestionar proyectos

¡Hagamos buen uso de la tecnología que tenemos en mano!

Existen muchos software que facilitan mucho el trabajo de quien quiere gestionar un proyecto con muchas actividades que son difíciles de ser controladas. Yo, utilizo un software llamado Teamwork. Teamwork es una sencilla herramienta que nos permite, mediante su entorno de usuario bastante intuitivo y claro de usar, la gestión de proyectos y sus relaciones con los clientes.

También existen otras herramientas como: Jira Software, que posee un planteamiento ágil y muy personalizable.

Ahora ya tienes en mano el conocimiento necesario sobre cómo gestionar proyectos de la mejor manera.

Ve, utiliza lo que aprendiste en los últimos minutos y crece como un profesional en el área de gerenciamiento de proyectos.

Espero que te haya gustado el artículo, fue el primero que escribí y espero que no sea el último.

Un saludo,